特定非営利活動法人ボラみみより情報局
内部通報（ヘルプライン）規程

 （目的）
第1条　この規程は、特定非営利活動法人ボラみみより情報局（以下、当法人という。）における、不正行為による不祥事の防止及び早期発見、自浄作用の向上、風評リスクの管理、及び当法人に対する社会的信頼の確保のため、内部通報制度（「ヘルプライン」と称する。）を設けるとともに、その運営の方法等、必要な事項を定めることを目的とする。

 （対象者）
第2条　この規程は、当法人の役員、職員及びボランティアスタッフ含むすべての職員（以下、職員等という。）に対して適用する。

 （通報等）
第3条　当法人又は職員等の不正行為として別表に掲げる事項（以下、申告事項という。）が生じ、又は生じるおそれがある場合、職員等（当法人が行う事業に直接的又は間接的に関係する者を含む。）は、この規程の定めるところにより、通報、申告又は相談（以下「通報等」という。）をすることができる。
2　通報等を行った者（以下「通報者」という。）、通報者に協力した職員等及び当該通報等に基づく調査に積極的に関与した職員等（以下、「通報者等」という。）は、この規程による保護の対象となる。
3　申告事項が生じ、又は生じるおそれがあることを知った職員等は、この規程に基づき、通報等を積極的に行うよう努めるものとする。

（通報等の方法）
第4条　職員等は、次に定めるヘルプラインの窓口（以下「ヘルプライン窓口」という。）に対して、電話、電子メール又は直接面談する方法等により通報等を行うことができる。各ヘルプライン窓口の電話番号、電子メールのアドレス等は、別途職員等に通知する。
（1）コンプライアンス統括管理責任者（担当理事）
  （2）監事
  （3）コプライアンス推進責任者（事務局長）
  2　契約又は就業規則その他の規程に定める守秘義務に関する規定は、この規程の定めに従って行われる通報等を妨げるものではない。

（ヘルプライン窓口での対応）
第5条　ヘルプライン窓口は、申告事項について受け付け、第7条の規定に従い、その対応を行うものとする。
2　通報等を受けたヘルプライン窓口の担当者は、通報者に対して、通報等を受けた日から 20日以内に、通報等を受けた事項につき調査を行う旨の通知又は調査を行わないことに正当な理由がある場合には当該理由を明らかにしたうえ、調査を行わない旨の通知を行うものとする。ただし、通報者が当該通知を希望していない場合、匿名による通報等であるため通報者への通知が困難である場合、その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。

（公正公平な調査）
第6条　通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報等の内容（通報者の氏名その他それにより通報者を特定することが可能となる情報（以下「通報者特定情報」という。）を除く。） を、直ちにコンプライアンス担当理事（ただし、当該通報等が理事の不正行為に係るものである場合には監事）に報告する。
2　通報等に係る事実関係の有無及びその内容に関する調査（以下「通報等調査」という。）は、事務局において実施することを原則とする。ただし、事務局が関係する内容の通報等が対象である場合、その他事務局において通報等調査を実施することが適切でない場合には、コンプライアンス担当理事又は監事の指示により、他の担当者に通報等調査をさせ、又は法律事務所等、外部の調査機関に通報等調査を依頼することができる。
3　通報等調査は、公正かつ公平に行うものとする。
4　職員等は、特段の事情がある場合を除き、通報等調査に対して積極的に協力するものとする。
5　通報等を受けた各ヘルプライン窓口の担当者は、通報者との間で、通報者特定情報につき、通報等調査の担当者を含む当法人の職員等に開示することができる内容及びその範囲について合意し、調査の必要性及び状況の変化等に応じ、通報者との間で協議を行い、かかる合意の内容を見直すものとする。職員等は、第1項及び第2項にかかわらず、かかる通報者との合意に反する開示を行うことはできないものとする。ただし、匿名による通報等であるため通報者との協議が困難である場合、その他やむを得ない理由がある場合はこの限りでない。

（調査結果の通知等）
第7条　通報等調査を担当した部署（以下「調査担当部署」という。）は、通報等調査について結果に至った場合には、速やかに、当該結果を、通報等を受け付けたヘルプライン窓口、コンプライアンス担当理事及び代表に対して通知するものとする。ただし、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。
2　ヘルプライン窓口は、通報等に基づく調査の後、遅滞なく、通報者に対してその内容を通知する。ただし、通報者に対して通知を行うことが困難な場合はこの限りではない。また、通報等の対象となった者の個人情報の取扱いについては、プライバシーの侵害とならないよう、十分注意するものとする。

（調査結果に基づく対応）
第8条　コンプライアンス担当理事又は通報等の対象となった業務の執行を担当する理事は、通報等に基づく調査の結果、不正行為が存在するとの報告を受けた場合、直ちにコンプライアンス委員会に報告するとともに、事実関係の調査を行い、又は当該不正行為を中止するよう命令し、必要に応じて懲戒処分、刑事告発又は再発防止措置等の対応を行う等、速やかに必要な措置を講じる。
2　通報者等が当該調査対象である申告事項に関与していた場合、懲戒処分その他の取扱いにおいて、通報等、通報者への協力及び通報等に基づく調査への積極的な関与をしたことを斟酌することができる。
3　コンプライアンス担当理事は、通報等調査の結果及びそれに対する対応の概要（ただし、通報者等の氏名を除く。）を、速やかに理事会において報告するとともに、遅滞なくこれを公表するものとする。

（情報の記録と管理）
第9条　通報等を受けた各ヘルプライン窓口及び調査担当部署は、通報者等の氏名（匿名の場合を除く。）、通報等の経緯、その内容及び証拠等を、部署内において記録し、保管するものとする。ただし、通報者に関する情報が、第6条第5項の規定に基づき許容される範囲を超えて開示されることがないよう留意するものとする。
2　通報等を受けた各ヘルプライン窓口、調査担当部署又はコンプライアンス委員会に関与する者その他通報等に係る情報を取得した者は、その情報に関して秘密を保持しなければならず、第6条第2項の規定により、外部の調査機関に当該情報を開示する場合には、当該開示を受けた者が第三者に当該情報を開示し、又は漏洩することを防止する措置を講じるものとする。
3　職員等は、各ヘルプライン窓口又は調査担当部署に対して、通報者特定情報の開示を求めてはならない。

（不利益処分等の禁止）
第10条　当法人の職員等は、通報者等が通報等を行ったこと、通報者に協力したこと又は通報等に基づく調査に積極的に関与したことを理由として、通報者等に対する懲罰、差別的処遇等の報復行為、人事考課におけるマイナス評価等、通報者等に対して不利益な処分又は措置を行ってはならない。

（懲戒等）
第11条　個人に関する根拠のない誹謗中傷を内容とする通報等を行った場合、第9条第2 項に規定する者が通報者等の氏名その他通報等に係る情報を開示し、若しくは漏洩した場合、職員等が通報者等の氏名等通報者等に関する情報の開示を求めた場合又は前条の規定に違反した場合には、情状によりそれらの者を、懲戒処分に処す。
2　懲戒処分の内容は、当該処分の対象者が役員（監事を除く。以下本条において同じ。）の場合は、戒告とする。職員の場合は、就業規則に従い戒告、譴責、減給、出勤停止、降職・降格、諭旨退職又は懲戒解雇とする。ボランティアスタッフの場合は、退会、活動停止とする。ただし、役員の場合、自主的に報酬を減額することを妨げない。
3　前項の懲戒処分は、理事会が決議する。

  （内部通報制度に関する教育）
（改廃）
第13条　この規程の改廃は、理事会の決議による。附　則
この規程は2023年2月28日に制定する。（2023年2月28日理事会議決）
この規程は2023年10月1日から施行する。

（別表）
不正の定義
この規程において、法令違反及び不正行為として申告できる事項は、次の事項とする。

１ 法令に違反する行為（ただし、努力義務に係るものを除く。）
２ 当法人の役職員等、取引先、受益者、その他利害関係者の安全、健康に対して危険な行為又は危険を及ぼすおそれのある行為
３ 就業規則その他の内部規程に違反する行為（ただし、人事上の処遇に関する不満及び努力義務に係るものを除く。）
４ 当法人の倫理規定に違反する行為（ただし、努力義務に係るものを除く。）
５ 上記各号若しくはこれらの行為の隠蔽、証拠隠滅、情報漏洩により当法人の名誉又は社会的信用を侵害するおそれのある行為